Les 4 étapes indispensables.
Il est important de bien anticiper et préparer sa collaboration avec une assistante virtuelle. En effet, intégrer une personne dans son écosystème entrepreneurial n'est pas anodin. Mieux vaut cadrer et préparer son onboarding (son intégration). En tant qu'entrepreneur, tu es responsable du bon déroulement de cette collaboration, en quelque sorte tu es manager le temps qu'elle s'adapte à ton système. Cela peut prendre en moyenne 1 mois. Mieux vaut le savoir.
Le premier travail d’un manager n’est pas d’apporter la motivation, mais de supprimer les obstacles – Scott Adams
Voici 4 étapes clés à mettre en pratique pour démarrer un collaboration efficace avec une AV.
Définir tes réels besoins
Il est tentant de vouloir travailler avec une assistante virtuelle lorsque l'urgence et la pression sont telles que l'AV devient votre sauveur. C'est une erreur! Déléguer dans l'urgence est un comportement à proscrire. Une collaboration telle quelle soit, doit s' anticiper et s'étudier. Non seulement sur un plan financier mais aussi sur un plan stratégique. Tu dois connaître tes réels besoins en terme de délégation. Pour les connaître, il te suffit de chronométrer chaque tâche que tu fais dans la journée. Note absolument tout. Une fois que c'est fait, analyse le temps perdu en prenant en compte la lourdeur de la tâche. Le but est de confier à ton AV les tâches chronophages que tu ne sais pas et n'aimes pas faire. Je te conseille également de mesurer , si possible le volume d'heures nécessaires. Si tu as ces deux données, il ne te reste plus qu'à passer à la seconde étape.
La rencontrer en visioconférence
Rencontrer son futur collaborateur en visioconférence est une étape importante. Tu dois savoir si cette personne match avec ta personnalité, ta sensibilité et je suis convaincu que le voir est important. Au cours de ce premier échange tu pourras évaluer son professionnalisme à travers son élocution, son pitch et tu pourras surtout déceler sa force de proposition. Je te conseille de créer un template d'entretien dans lequel tu vas pouvoir poser des questions cibler en fonction de ce que tu recherches précisément chez ton assistante virtuelle. Je rappelle qu'elle peut également refuser une collaboration, si par exemple, tu ne fais pas partie de sa clientèle cible. Il n'y a pas de rapport de subordination, elle est une collaboratrice et par conséquent elle peut et doit également filtrer sa clientèle afin de s'assurer de donner mais aussi de retirer la meilleure expérience qui soit. Rencontrez vous et voyez si la collaboration est possible.
La signature des documents légaux
J'entends encore trop souvent des entrepreneurs qui se lancent dans des collaborations sans cadre légal et juridique. C'est illégal en plus de mettre en avant un manque de professionnalisme certain. Si l'AV rencontrée est la bonne et qu'elle est compétente, elle te demandera de signer un contrat de prestation de service et surtout une entente de confidentialité afin de te sécuriser par rapport au partage de tes données. Toute collaboration se doit d'être encadrée par un contrat et des CGV complètes. Tu partages tes codes d'accès, tes contenus, tes créations, si collaborer avec une AV te demande d'avoir confiance en elle, n'oublie pas que la confiance n'exclue pas le contrôle. Contrôler que tu es protégé légalement au sein d'une collaboration est indispensable. Afin de débuter rapidement la collaboration et de sécuriser la signatures des documents légaux, il est préférable de demander une signature électronique. L'AV devrait avoir un accès à ce genre de plateforme.
Préparer un espace collaboratif
Dans tous process de onboarding, l'outil collaboratif est la pièce maîtresse qui garantis un début de collaboration serein et fluide. Rien de pire que de devoir courir après plusieurs données, de devoir retransmettre à l'infini les même informations. En tant qu'entrepreneur et visionnaire cela t'appartiens de faciliter l'intégration de l'AV choisie. Avec mes clients, j'utilise notion et trello. Cela dépendra des préférences de ces derniers. Si l'entrepreneur ne sait vraiment pas déléguer, je l'accompagne et je l'aide à structurer mon intégration, cela fait partie du forfait mis en place. Concrètement, un espace de onboarding comment ça se présente? Il est constitué en 5 parties:
Avant le 1er jour : Dans lequel tu répertories les coordonnées de la prestataire, tu définis le moyen de paiement, les outils et les logiciels auxquels tu souhaites qu'elle s'inscrive.
L'entreprise: Un espace dans lequel tu décris la vision, les valeurs , la clientèle cible etc...
Puis-je avoir svp?: Un espace dans lequel tu répertories les accès et les identifiants, les informations dont elle aura besoin pour mener sa mission à bien.
Qui et qui?: Une sous partie dans laquelle tu décris les membres de ton équipe et leur rôle. N'oublies pas d'introduire l'AV et de faire du teambuilding (de fédérer ton équipe).
Misssion: Répertories mois après mois les tâches déléguées. Cela te permettra de voir l'évolution des missions et de faire un suivi efficace. N'hésites pas à demander un rapport d'heure détaillée afin de vérifier l'efficacité de ta délégation selon son expertise.
Pour conclure, je ne peux que t'encourager à veiller à respecter ces 4 étapes simples mais efficaces pour que ta collaboration avec une AV soit optimale. Le but est que tu gagnes du temps et pas que tu en perdes. Si tu sens que tu n'a pas la structure ni l'organisation adéquate pour déléguer, concentre tes efforts sur une restructuration organisationnelle de ton entreprise. Réserve ta session de consulting, ne perds plus de temps et fais passer ta société au prochain niveau.
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